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培訓(xùn)課程名稱:企業(yè)內(nèi)審活動(dòng)中不符合項(xiàng)實(shí)例分析
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企業(yè)內(nèi)審活動(dòng)中不符合項(xiàng)實(shí)例分析
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發(fā)布時(shí)間:2019-11-22 瀏覽數(shù):4339

  在開(kāi)展ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)審核工作時(shí),如果對(duì)企業(yè)內(nèi)審活動(dòng)的審核存在不足,會(huì)造成企業(yè)內(nèi)審工作質(zhì)量下降,影響企業(yè)QMS運(yùn)行的有效性。下面筆者以某企業(yè)內(nèi)審中開(kāi)具的一個(gè)不符合項(xiàng),舉例說(shuō)明企業(yè)QMS內(nèi)審活動(dòng)中存在的問(wèn)題,并借此強(qiáng)調(diào)需對(duì)受審核方內(nèi)審活動(dòng)予以關(guān)注。

  在某次針對(duì)生產(chǎn)企業(yè)的內(nèi)部審核時(shí),內(nèi)審員開(kāi)出以下不符合項(xiàng):基地9號(hào)展廳2層會(huì)議室裝修竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告不符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn);抽取基地自行車(chē)柵改造項(xiàng)目,竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告不符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn),不符合《建筑工程資料管理規(guī)程》。筆者認(rèn)為這次審核存在以下問(wèn)題:

  一、 內(nèi)審員對(duì)法規(guī)不了解

  1.法規(guī)標(biāo)識(shí)不準(zhǔn)確

  我國(guó)目前運(yùn)行的《建筑工程資料管理規(guī)程》有多個(gè)地方標(biāo)準(zhǔn),審核員應(yīng)書(shū)寫(xiě)成“DB11/T 695-2017《建筑工程資料管理規(guī)程》”,以適用北京地區(qū)。

  2. 法規(guī)適用性不當(dāng)

  依據(jù)DB11/T 695-2017 《建筑工程資料管理規(guī)程》1.0.2條款關(guān)于“本規(guī)程適用于北京市行政區(qū)域內(nèi)新建、改建、擴(kuò)建建筑工程資料的管理”的要求,可以判定《建筑工程資料管理規(guī)程》的適用對(duì)象是“改、擴(kuò)、建”項(xiàng)目?!案摹U(kuò)、建”與“裝修”的基本區(qū)別在于:“改、擴(kuò)、建”施工前應(yīng)得到規(guī)劃部門(mén)的批準(zhǔn);而“裝修”不需要規(guī)劃部門(mén)的批準(zhǔn)。

  依據(jù)DB11/T 695-2017 《建筑工程資料管理規(guī)程》3.0.8 條款關(guān)于“建設(shè)單位應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收前,提請(qǐng)城建檔案對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收,取得《建設(shè)單位竣工檔案預(yù)驗(yàn)收意見(jiàn)》,列入城建檔案管理部門(mén)接收規(guī)范圍的工程檔案,應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后6個(gè)月內(nèi)移交”的規(guī)定,DB11/T 695-2017 《建筑工程資料管理規(guī)程》不適用本次內(nèi)審企業(yè)的維修工作,用“不符合項(xiàng)”不妥當(dāng)。

  二、 內(nèi)審員對(duì)ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)理解不透徹

  1.不符合項(xiàng)不規(guī)范

  既然企業(yè)內(nèi)審包括ISO 9001標(biāo)準(zhǔn),就不能違反ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)的各項(xiàng)要求。內(nèi)審員開(kāi)出不符合項(xiàng)應(yīng)寫(xiě)明不符合,寫(xiě)成“不符合《建筑工程資料管理規(guī)程》的要求”,過(guò)于籠統(tǒng),不能讓受審核部門(mén)自己去找不符合的條款去。

  2.內(nèi)審活動(dòng)應(yīng)尊重企業(yè)管理規(guī)定

  以“不符合《建筑工程資料管理規(guī)程》的要求”為例,內(nèi)審員應(yīng)首先關(guān)注企業(yè)有無(wú)內(nèi)部的相關(guān)管理規(guī)定,如果企業(yè)內(nèi)部沒(méi)有相關(guān)的管理規(guī)定,而直接讓部門(mén)執(zhí)行法規(guī)要求存在不妥。

  各類(lèi)法規(guī)均是標(biāo)準(zhǔn)性要求,沒(méi)有明確企業(yè)內(nèi)部“5W1H”的內(nèi)容,沒(méi)有職責(zé)分配,直接執(zhí)行法規(guī)要求,不符合ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)5.3條款關(guān)于“最高管理者應(yīng)確保組織相關(guān)崗位的職責(zé)、權(quán)限得到分配、溝通和理解”的要求。

  3.對(duì)內(nèi)審活動(dòng)不了解

  在內(nèi)審活動(dòng)中,應(yīng)存在以下幾個(gè)方面:

  (1)存在“符合”與“不符合”情況

  符合是指審核證據(jù)符合審核準(zhǔn)則。例如:產(chǎn)品終檢合格后,放行銷(xiāo)售,符合ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)8.6條款關(guān)于“在策劃的安排已圓滿完成之前,不應(yīng)放行產(chǎn)品”的要求。

  不符合是指審核證據(jù)與審核準(zhǔn)則存在不符合時(shí),可以提出不符合項(xiàng)并要求整改。例如:產(chǎn)品未做檢驗(yàn)就放行予以銷(xiāo)售,不符合ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)8.6條款關(guān)于“在策劃的安排已圓滿完成之前,不應(yīng)放行產(chǎn)品”的要求。

  (2)存在與準(zhǔn)則符合性以外的情況

  沒(méi)有不符合——沒(méi)有發(fā)現(xiàn)與準(zhǔn)則存在不符合情況。例如:使用模具來(lái)生產(chǎn)批量沖壓件時(shí),質(zhì)量大綱只提出首、未件檢驗(yàn)和過(guò)程抽查的檢驗(yàn)方式,過(guò)程中的沖壓件不是100%檢查,就是“沒(méi)有不符合”。

  改進(jìn)會(huì)更好——審核員提出改進(jìn)要求,認(rèn)為對(duì)工作會(huì)有更好的作用。例如:使用模具來(lái)生產(chǎn)批量沖壓件時(shí),質(zhì)量大綱只提出首、未件檢驗(yàn)和過(guò)程抽查的檢驗(yàn)方式,如果能100%檢驗(yàn)會(huì)更好。

  以本次內(nèi)審中體現(xiàn)的:部門(mén)沒(méi)有執(zhí)行DB11/T 695-2017《建筑工程資料管理規(guī)程》,沒(méi)有違反企業(yè)內(nèi)部管理規(guī)定,也不適用DB11/T 695-2017《建筑工程資料管理規(guī)程》規(guī)定范圍,這就是“沒(méi)有不符合”。

  4. 當(dāng)受審部門(mén)不接受不符合項(xiàng)時(shí),應(yīng)妥善處理、溝通

  當(dāng)受審核方不同意審核員觀點(diǎn)時(shí),審核組應(yīng)依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)條款和不符合事實(shí),努力爭(zhēng)取最大共識(shí)。特別是對(duì)主管部門(mén)及專(zhuān)業(yè)審核時(shí),內(nèi)審員更要避免非專(zhuān)業(yè)、非客觀的主觀意向指導(dǎo),避免給工作造成不必要的損失。

  5.不恰當(dāng)?shù)匾蟀捶ㄒ?guī)運(yùn)行,會(huì)造成不良后果

  企業(yè)內(nèi)部裝修活動(dòng)存在簡(jiǎn)繁不一、費(fèi)用不同等情況,內(nèi)審員可能認(rèn)為存在“更好”的效果,但不能一味強(qiáng)求執(zhí)行DB11/T 695-2017《建筑工程資料管理規(guī)程》,否則會(huì)加大企業(yè)內(nèi)部裝修的運(yùn)行成本。

  通常情況下,企業(yè)是否執(zhí)行DB11/T 695-2017《建筑工程資料管理規(guī)程》是由企業(yè)內(nèi)部的維修主管部門(mén)來(lái)識(shí)別、策劃。QMS主管部門(mén)應(yīng)依據(jù)ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)4.1條款關(guān)于“組織應(yīng)確定與其宗旨和戰(zhàn)略方向相關(guān)并影響其實(shí)現(xiàn)質(zhì)量管理體系預(yù)期結(jié)果的能力和各種外部和內(nèi)部因素”的要求,組織進(jìn)行外部門(mén)因素識(shí)別。再依據(jù)6.1.1條款關(guān)于“在策劃質(zhì)量管理體系時(shí),組織應(yīng)考慮到4.1所提及的因素要求,并確定需要應(yīng)對(duì)的風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇”的要求予以考慮。依據(jù)8.1b)條款關(guān)于“組織應(yīng)通過(guò)策劃產(chǎn)品接收準(zhǔn)則實(shí)現(xiàn)對(duì)過(guò)程實(shí)施控制”的要求進(jìn)行策劃運(yùn)行。

  綜上所述,企業(yè)內(nèi)審運(yùn)行不當(dāng),會(huì)有損ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)體系的建立與運(yùn)行,會(huì)給一線生產(chǎn)增加不利因素。雖然是企業(yè)的內(nèi)審行為,但從外審角度來(lái)看,若對(duì)內(nèi)部審核存在的問(wèn)題不能如實(shí)指出來(lái)也不行,應(yīng)依據(jù)ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)9.2.1條款關(guān)于“組織應(yīng)組織內(nèi)部審核以確認(rèn)符合ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)要求”的規(guī)定運(yùn)行。

  若太強(qiáng)調(diào)把內(nèi)審混入其他企業(yè)管理審核,進(jìn)而弱化ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)審效果,對(duì)ISO 9001體系的運(yùn)行是不利的。

  針對(duì)內(nèi)審中可能存在的不良因素或效果,筆者建議在外審活動(dòng)中關(guān)注內(nèi)審活動(dòng)的適宜性和規(guī)范性,以強(qiáng)化并推動(dòng)ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)體系的規(guī)范性運(yùn)行。


來(lái)源:《中國(guó)認(rèn)證認(rèn)可》 2019年第1期

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